與老外打電話完整對話

A: Stone Corp. Hi, Mary speaking. 隱四通公司, 您好，我是Mary。
B: Hello, I’d like to speak to Mr. Hunter, please. 你好，我想找Hunter先生。
A: May I ask who is calling, please? 請問您是哪位？
B: My name is Herbert Wood of IBM Computer Company. 我是IBM電腦公司的Herbert Wood.
A: Thank you, Mr. Wood. One moment, please… (into PBX) Mr. Hunter, Mr. Wood of IBM Computer Company is on the line. 謝謝，Wood先生，請稍等。（打內線電話）Hunter先生，IBM電腦公司的Wood先生找您。
C: Can you find out what he wants? 你可以問他有什麼事嗎？
A: Yes, Mr. Hunter. (to caller) I’m sorry to have kept you waiting, Mr. Wood. Mr. Hunter is rather busy right now and would like to know what you wish to speak to him about.
　好的，Hunter先生。（對來電者說）對不起Wood先生，讓您久等了。Hunter先生現在非常忙，他想知道你有什麼事對他說。
B: Yes, I want to buy some computer software and talk about developing some other software. I don’t know whether he is interested in that or not? 是的，我想買一些電腦軟體，另外再談一談開發一些其他的軟體。我不知道他是否有興趣。
A: I see. Thank you very much, Mr. Wood. Would you wait a moment, please? (to PBX) Mr Hunter, Mr. Wood wants to buy some computer software.
　我明白了，非常感謝，Wood先生。請你等一下好嗎？（打內線電話）Hunter先生，Wood先生想買一些電腦軟體。
C: I see. Put him on line two.　 好的，請轉到2號線。
A: Yes, Mr. Hunter. (To caller) Mr. Wood, I’m very sorry to have kept you waiting. I’ll put you through to Mr. Hunter.　
　好的，Hunter先生。（對來電者）Wood先生，不好意思讓你久等了，我把你的電話接給Hunter先生。
A: Good afternoon, Sales Department. May I help you? 下午好，銷售部，我能幫你什麼忙嗎？
B: Could I speak to Mr. Bush, please? 可以和Bush先生說話嗎？
A: I’ll see if he is available. Who shall I say is calling, please? 我要看一看他是否在。請問我得告訴他誰打來的？
B: John Smith.
A: Hold the line, please. Mr. Bush is in a meeting with the Managing Director at the moment, I’m afraid. Can I help you?
請別掛機，Bush先生正在和總經理開會，我可以幫你忙嗎？
B: Well, I want to discuss with him the new contract we signed last week. 好的，我想跟他討論一下我們上星期簽訂的合同。
A: I don’t think the meeting will go on much longer. Shall I ask him to call you when he is free? 我想會議不會開得太久，我讓他有空給你打電話，好嗎？
B: Yes, that would be easiest. 是的，那樣最好了。
A: Could I have your name again, please? 請再一次告訴我你的姓名，好嗎？
B: Yes. It’s John Smith.好的，我叫John Smith。

A: And the number? 電話號碼呢？
B: 021-64358796

A: OK. You’ll be hearing from Mr. Bush later in the morning then, Mr. Smith.
好的，Smith先生，早上晚些時候，你會收到Bush先生的電話。
B: Thank you for your help. Good-bye. 謝謝你的幫助，再見。
A: You are welcome. Good-bye. 別客氣，再見。
A: Madison Industries. This is Cathy Winer speaking. Can I help you? Madison工業，我是Cathy Winer, 我能幫您嗎？
B: Good afternoon. Could you connect this call with Mr. Black, please? 下午好，麻煩你接到Black先生，好嗎？
A: May I know who’s calling? 請問您是哪位？
B: This is Mary Fox of A.B.C. Computer Co…I’m calling on behalf of Mr. Tom Backer, the general manager of our company. 這裏是A.B.C電腦公司的Mary Fox. 我是替我們公司總經理Tom Backer先生打電話。
A: I am sorry, Ms. Fox. Mr. Black is now in a meeting. May I have your number and ask him to call back later?
　對不起，Fox小姐。Black先生正在開會，請告訴我你的電話號碼，我會讓他給你打電話的，好嗎？
B: I’m afraid Mr. Baker would like to speak to Mr. Black right now. He has got an urgent matter to discuss with Mr. Black without delay.
　我想Baker先生想現在和Black先生說話，他有緊急事情與Black先生商量，不能拖延。
A: OK. Then, would you please hold the line? (one minute later) 好的，請你別掛機。（一分鐘後）
Ms. Fox, the line is through. Mr. Black is ready to answer the call. Go ahead. Fox小姐，電話接通了，Black先生可以和你通話了，請吧。
B: Thank you for your kind assistance, Ms. Winer 非常感謝你的善意幫助，Winer小姐。
A: You are welcome. 別客氣。
A: Good morning. NTT Co… 早上好，NTT公司。
B: Hello. May I speak to Mr. Ira Black, head of the Export Section, please? 你好，可以和出口部負責人Ira Black先生通話嗎？
A: I’m sorry. Mr. Black has just gone out. May I ask who’s calling? 對不起，Black先生剛出去。可以問一下您是哪位嗎？
B: This is John Carter from Ace Consultant. Would you please tell me when I could get a hold of him?
　我是Ace諮詢公司的John Carter. 請你告訴我什麼時候能找到他。
A: I really have no idea when Mr. Black could be available in the office. Could you call back later or would you mind leaving a message? 我真的一點都不知道Black先生什麼時候會在辦公室。您可以過一會兒再打來或者給他留言嗎？
B: I think it’s better for me to leave a message. But it’s important and urgent. Please make sure he gets this message.
　我覺得還是留下一個口信比較好。不過這件事很要緊，請一定將留言傳達給他。
A: I see. I’m sure to pass your messages to Mr. Black. 明白了，我一定把您的留言傳達給Black先生。
B: Good. Would you mind telling him that due to some sudden changes, do not fill out any orders for NNC Corporation until further notice? It’s very important. I’ll explain later. 那就好，你可以告訴他，由於意外變化，在進一步通知之前，請勿給NNC公司發貨。事關重大，稍後我會做出解釋。
A: Okay, let me repeat your message to see if I’ve got it all. 行。我重複一遍留言，看看是否記全了。
作為職場中的一員，我們免不了要外出辦公。為了使自己的工作更有效率，我們就需要提前和對方確定好相關事宜，這時，電話就發揮了相當重要的作用。通過電話還可以用它來解決當面不好說的許多問題呢！本期，我們就來學習一下如何用電話預約和解決問題。

OFFICE ASSISTANT: Good morning. Odyssey Promotions. How may I help you?
辦公室文員: 早上好。這裏是奧德賽企劃公司。我能為您提供什麼幫助嗎？
NICK: Hello, this is Nick Delwin from Communicon. Could I speak to Helen Turner, please?
尼克: 你好，我是國際通訊公司的尼克·戴爾文。可以幫我轉接海倫·特納嗎？
OFFICE ASSISTANT: Just a moment, please. 辦公室文員: 請稍等。
OFFICE ASSISTANT: I have Nick Delwin on the line for you. 辦公室文員: 有個叫尼克·戴爾文的人打來電話要找你。
HELEN: Thank you... Hi, Nick. Nice to hear from you. How’s the English weather?
海倫: 謝謝……你好，尼克。很高興接到你的電話。英國那邊的天氣怎麼樣？
NICK: It’s pretty good for the time of year. What’s it like in New York? 尼克: 就今年這個時候來講，還是相當不錯的。紐約那邊的天氣呢？
HELEN: Not good, I’m afraid. 海倫: 恐怕不怎麼樣。
NICK: That’s a pity because I’m planning to come across next week.尼克:那真糟糕，因為我正打算下禮拜過去一趟。
HELEN: Really? Well, you’ll ②come by to see us while you’re here, I hope?
海倫: 真的嗎？嗯，我希望你來的時候能順便過來看看我們，可以嗎？
NICK: That’s what I’m phoning about. I’ve got a meeting with a customer in Boston on Tuesday of next week. I was hoping we could arrange to ③meet up either before or after.
尼克: 這正是我打電話想要告訴你的事情。下禮拜二，我要在波士頓會見一個客戶。我希望，在那之前或之後我們能找個時間見一下。
HELEN: Great. That would give us a chance to show you the convention centre, and we could also ④drop in at Caesar’s Restaurant where Gregg has arranged your reception.
海倫: 太好了。那樣我們就有機會帶領你參觀一下會議中心了，而且我們還可以順便去凱薩飯店，葛雷格已經在那裏為你安排好了接待活動。
NICK: That’s what I was thinking. 尼克: 我也是這麼想的。
HELEN: So you said you have to be in Boston on Tuesday? That’s the 8th? 海倫: 嗯，你說你要在禮拜二的時候到波士頓？那是8號吧？
NICK: That’s right. Now, I could ⑤stop over in New York either on the way in - that would be the Monday...Would that be possible? 尼克: 沒錯。那樣的話，我也可以在去之前先去紐約一趟——可能是禮拜一的時候——那沒問題吧？
HELEN: Ah, I’m afraid I won’t be in the office on Monday, and I think Gregg has meetings all day.
海倫: 啊，恐怕禮拜一的時候我不在辦公室，而且我想葛雷格全天都在開會。
NICK: Uh-huh, well, the other possibility would be to arrange it after Boston on my way home.
尼克: 嗯嗯，好吧，那另一個可能就是在我從波士頓回來的時候再安排見一下了。
HELEN: When do you plan on leaving Boston? 海倫: 你打算什麼時候離開波士頓？
NICK: Could be either Tuesday afternoon or Wednesday morning, but I would like to catch a flight back to London on Wednesday evening.可能是禮拜二下午，也可能是禮拜三上午，但我想趕在禮拜三晚上搭乘航班返回倫敦。
　HELEN: OK. Well, it would be best for us if you could fly in on the Wednesday morning. Either Gregg or I will pick you up at the airport, and then we could show you the convention centre and also Caesar’s. If there’s time, you could come back to the office and we’ll run through any of the details that still haven’t been finalized. 好。嗯，如果你能在禮拜三上午飛過來的話，那對我們來說最好不過了。葛雷格或者我可以去機場接你，之後，我們可以帶你去參觀會議中心和凱薩飯店。如果有時間的話，你可以再去一下我們的辦公室，我們可以迅速處理一些還沒有解決的細節問題。
　　NICK: That sounds good. Just as long as I can get back to the airport for my evening flight.
　　尼克: 聽起來不錯。只要我能趕回機場搭上我的夜班飛機就行。
　　HELEN: No problem. Look, why don’t you fax me your information once you’ve confirmed your flight times? Then we’ll get back to you with an itinerary for the day - that’s Wednesday the 9th, right?
　　海倫: 沒問題。嗯，一旦你確定了你的航班日期，發個傳真告訴我具體情況如何？那樣我們就可以給你回復當天的日程安排——那天是9號禮拜三，對吧？
NICK: That’s right. Good, well, I’ll do that and I look forward to seeing you next week.
　　尼克: 沒錯。好，嗯，我會的，我期待著下禮拜和你們見面。
HELEN: Same here. See you next week. 海倫: 我也是。下禮拜見。

到國外出差之前，一般而言都以傳真和外國的當事者取得晤面的約定，很少用電話聯絡。但是在國內，或是自己在國外需要緊急晤面的時候，利用電話則較為方便。在本篇中所要介紹的是要求晤面的人：
　　（1）正確介紹自己的姓名，與正確獲知對方姓名。
　　（2）要詢問希望與誰晤面，並且把意思正確地傳達給對方。
　　（3）要傳達或詢問約定的時間與場所。 　　
　　如果能正確地溝通並掌握上述三點原則，那麼你的商務英文電話就可以說是及格了。
　　(1)經由秘書安排約定
　　I’d like to make an appoingtment with Mr.Hammer. （我想要和Hammer先生約個見面時間）
原則上約定見面商談時，應事先用傳真或信函同志對方較為妥當。如果在事先未能以書面告知時，最好說清楚見面時想說的內容，如 to diascuss the contract [洽談合同事宜]。
　　（2）經由秘書安排約定
　　Could I see Mr.Hammer sometime this week? （我們能不能在這個星期跟Hammer先生見個面？
　　sometime this week 是[這個星期隨便什麼時候]之意。最好配合自己的日程表說清楚有空閒的時間，如 Either on Wednesday or Thursday.（星期三或星期四都可以）。
　　（3）經由秘書安排約定
　　Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? （明天能不能跟 Hammer先生見個面？）左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有時間跟我見面嗎？），或 If he does have time,may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他見面嗎？）之意。
　　（4）經由秘書安排約定
　　What time is convenient for him? （他什麼時候有空呢？） 也可以說 What time is he available?（他什麼時候有空？），但用 convenient 會給人比較客氣的感覺。如果無法照對方的要求時間見面時，就說I\’m available at three o\’clock.(我三點有空）來試探一下也無妨。
　　（5）經由秘書安排約定
　　I\’d like to have lunch with him tomorrow. （我想明天和他吃午飯）
　　在歐美，商業界常舉行 a lunch meeting [商業午餐]。在這種聚餐中，不但容易相互溝通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的時間長達三小時的情形也屢見不鮮。
　　（6）直接求見本人
　　If you have time, I\’d like to meet with you today. (如果您有時間，我想今天跟您見個面）
雖然已約好時間，可是有急事想提早見面時，就可以用這句。如果沒有空閒時間就說 I\’m sorry,but I\’m really tied up today.（很抱歉，我今天真的沒空）。
　　（7）直接求見本人
　　Could you spare me about half an hour? (能不能給我半個小時的時間？）
這句話是對熟人說的話。spare是[騰出（時間），分讓（東西）之意。有時間的話說 Sure.,OK.等；如果沒空的話說 I\’m afraid I can\’t.(恐怕不行）就可以了。
　　（8）直接求見本人
　　Could we get together at L.A.Restaurant? （我們能不能在洛城餐廳會面？）
get together是[聚會、會面]之意的較為隨便的說法。說明聚會地點，如某某餐廳等時，最好指出大家共同認識（shared knowledge)的目標比較好。
　　（9）直接求見本人
　　I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. （我想，我們是不是可以安排一次會面來討論新產品）
　　這句是經由第三者介紹而尚未謀面的人在約定晤面時使用。I was wondering if...的說法含有不太拘束形式的溫和語氣。還可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?.
　　（10）直接求見本人
　　I\’m calling about what we discussed the other day. （我打電話是為了前幾天我們所討論的事）
　　這句是已見過面想再繼續時的說詞。接到電話的人可以答稱 I\’ve been waiting for your call.（我一直在等您的電話裏），並接著說Let\’s get together. When can we meet to talk?(我們來聚一聚。什麼時候可以見面？）
　　（11）詢問目的
　　What would you like to talk to me about? （你要跟我談些什麼事？）
　　也可以用 Can l ask you what you want to discuss?.要見面之前，事先瞭解討論的內容、前後關係、背景（context)等有助於預作交涉前的準備工作。
　　（12）表示同意
　　Sure. （好啊！）
　　簡短地表達肯定的方式有 Certainly. (當然可以），Of course.(當然）等，意思都差不多。在談話中如果常用這種簡短詞句會給人幼稚的感覺。應該用一些不同說法才能給人較佳印象。
　　（13）表示拒絕
　　I don\’t think we have to meet on this subject. （關於這個問題，我不認為我們有見面的必要）
對於不認識的人或推銷人員的求見電話，認為無需見面時，可以用這句話，或明確地用It\’s probably not necessary to meet.(沒有必要見面)來加以謝絕。
　（14）與代理人會面
　　I\’m afraid I can\’t, but Mr.Brown will meet you instead. (我不能會面，但Mr.Brown會替我跟你見面)
　　句首用 I\’m afraid I can\’t...會給人非常客氣的印象。若不小心而唐突地說出I\’m too busy to meet you.,說不定會給對方帶來受輕視的感覺。
　　（15）想要決定的時間與場所
　　May I arrange the time and the place, please? (能不能讓我安排時間與場所？)
　　也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我來定見面的時間和地點可以嗎？)。開會的時間和地點常常影響商談的成果，因而配合對方時間的同時，要把握主導權。
　　（16）詢問適當的時間
　　When do you have free time? （您什麼時候有空？）
　　這是自己有時間可以配合對方來約定見面時間的問法。也可以用 When are you available? 談商務時，free time 指的是除去假日及下班後的時間。
　　（17）告知適當時間
　　I’m free at three o\’clock today. （我今天下午3點有空）
　　此句是（3點以前不方便，但3點以後才有空）的意思。也可以用 I\’m available at three o\’clock.如果是[3點到4點有空]的話，就用availbale from three o \’clock until four 即可。
　　（18）提議約定日期與時間
　　Can I see you Thursday at nine? （我能不能在星期四，9點跟您見面？）
　　如果對方沒有時間時，就用 How about...? 的句型來調整適當的見面時間。用I\’ll be free anytime from 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.(星期三的上午10點到下午3點我都有空)的話，可以讓對方選擇方便的時間。