國際貿易單證工作的基本要求

 眾所周知，從某種意義上講，國際貿易是單據貿易，幾乎所有貿易環節的具體操作都與單據的交換密切相關，即使是在電腦高度發展的今天，單據也在扮演著相當重要的角色（EDI無紙貿易和電子單據的運用）。不瞭解和不熟悉單證知識就意味著不懂貿意,無法與業務部門的相關人員進行溝通和交流,就意味著所進行的交易不可能正常,其結果很可能會是曠日持久的官司，永遠無法取得的貨款和一輩子都收不到的貨物。國際貿易單證工作如此重要，自然受到業內各方人士的矚目和重視。
　　　　
1.單證的含義：廣義的單證指的是在國際貿易各環節中所使用的各種單據、文件、證書和證明等，狹義的單證則是信用證和與信用證有關的單據。
　　　　
2.單證課程的主要內容：根據有關信用證、合同、慣例和法律法規製作符合要求的托運單據、通關單據、結匯單據、外匯核銷和出口退稅單據、配合銀行做好單據的提交、審核和流轉、掌握處理進口單證工作的能力、能夠利用EDI進行電子單據的操作、儘快全面提高從業人員單證製作技巧和處理單證疑難問題的應變能力。
　　　　
3.《國際貿易單證實務》的理論性、實踐性、專業性、銜接性和完整性極強，涉及眾多的國際公約、慣例、國內規定和準則。
　　　　
一、單證工作的意義
　　　　
1.企業進出口收、付匯的需要。實際業務中對如何實現貨幣的轉移，怎樣支付貨款、如何收取貨物多通過單據加以實現，因為國際貿易中常用的貿易條件為FOB、CFR、CIF等，而這些交易最重要的特點之一就是“象徵性交貨”（當事人買賣代表貨物所有權的單據等於買賣貨物）。
　　　　
2.合同履行的手段和證明。在業務活動中提交相應單據是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務的證明。合同訂立後，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環節，無論是哪個環節，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單據，沒有提交應交付的單據就意味著沒有按規定履約。
　　　　
3.避免和解決爭端的依據。因為國際貿易是單據貿易，所以在合同訂立之前、之中和之後都要對相關單據嚴格把關，不然就可能造成因單據的不規範、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發麻煩或在發生有關爭議後無法利用合法的手段（出示合格的單據）保護自己，更談不上對對方的不合理要求據理力爭、成竹在胸地說“不”。
　　　　
4.直接影響國家、企業和個人的形象和利益。做好國際貿易單證工作對整個國家、每個企業和每個從業員工的形象和利益都有重大影響。
　　　　
5.單證工

作是企業經營管理的重要環節。企業對整個貿易環節都應進行有效的監管，單證管理又是最後一個環節，即使洽談、訂合同、備貨、報檢、報關、保險、裝運等環節沒有任何問題，在製作、提交單證方面出了問題，也會致使業務前功盡棄。所以所有企業都應加強、重視單證工作，力爭為每筆業務畫上圓滿的句號。
　　
二、單證從業人員的要求對於單證從業人員的要求，因每個公司經營規模、經營品種、經營方法等各異會有所不同，但基本要求如下：
　　　　
1.由於單證工作的特殊性，從業人員應具有很高的政治、職業、道德素質。
　　　　
2.知識能力。做好單證工作，從業人員還必須具有功底深厚的國際貿易專業基礎理論和專業外語知識。在對外簽訂、履行合同過程中，如不瞭解相關的理論知識，就很容易出差錯。在我國的貿易發展進程中曾發生過因單據中的一個單詞或字母錯誤而致幾十甚至上百萬美元的損失案.所以從業人員必須掌握以下專業知識：貿易政策和貿易慣例法律；貿易實務理論及操作；貿易合同、信用證和單據；與貿易有關的運輸、保險、報關等各環節的知識；外語知識則應至少能看懂、理解所有單證的要求並followsuit，以合同、信用證和單據為主線有序操作。
　　　　
3.相關技能、技巧。單證從業人員應具備多種技能：
　　　　
使用電腦處理業務的能力：目前許多單據都是通過計算機制作完成的，所以從業人員必須具備操作電腦和有關應用軟體的相關能力，同時還要掌握電子報關、電子報檢、網上備案核銷、退稅、網上申領許可證等和利用INTERNET進行電子商務活動的知識和技能。
　　　　
獨立製作、協調和管理各種單據的能力：麻雀雖小，五臟具全。不管一筆合同金額多少，應提交的單據必須在規定的時間內如數提供。有些單據是出口企業製作，有些則由其他部門予以配合，不同的合同要求的單據可能會有區別，企業在一定的時間內可能會有幾筆合同同時履行，這樣就要求操作人員在製作單據時應該做到：職責分明、溝通順暢、先後有序、縱覽全局。
　　　　
業務核算能力：能正確運用所學知識進行價格、運費、保險費和匯率等業務內容的運算。
　　　　
4.從業人員的培訓和職業資格認證。單證工作如此重要，從業人員必須定期或不定期參加相關知識的培訓。在上海等地地方培訓經驗的基礎上，從2005年開始，商務部委託中國對外貿易企業協會在全國範圍內開展了單證員資格統一考試，並作為一項制度，每年定期舉辦。該考試的目的在於使全國單證從業人員能夠在更規範、更標準的環境下成功完成單證工作，並大幅度提高我國單證從業人員的總體制單水準。
　　　　
5.必須建立單證工作專人負責/單獨部門負責制。通過對現階段企業單證工作的調查發現，在信用證這種對出口方最有利的付款方式下，企業能正確、正點、及時向銀行提交單據所占比例不到30%，這勢必會直接影響企業的經濟效益；只有10%的企業有單證部或專人負責制單；有些公司由業務員或財務部共同負責制作單據；有35%的企業由業務員對相關業務採用“一條龍”的形式（從合同談判到辦理退稅）操作，這樣一來，由於從業人員為非專門人員，缺乏對單證知識的全面瞭解，所製作的單據有不符點就不足為奇了。另外，某些規模較小的企業不願意設置專門崗位或認為沒有必要配備專門人員進行制單，就將該項工作委託銀行或代理人操作，這樣對企業資訊保密和規模的擴大都會有影響。
　　
三、通過單證相關知識的培訓應達到的目標：使制單人員充分、真正理解制單工作的重要意義並製作出符合合同、信用證和法律規定的單據；少走彎路，縮短花錢買經驗的時間，減少不必要的重複失誤。對那些只顧眼前利益（節省開支）而雇傭沒有經驗、剛剛走向工作崗位的人的企業而言，少花錢自然是好事，但走馬燈式地頻換單證人員對企業的發展是有百害而無一利，應捨得在員工培訓上投資；通過對員工進行培訓，可穩步提高全國從業人員的制單結匯水準。以往之所以出現部分企業單據製作水準低下，原因之一是缺乏單證知識的系統學習，這樣就造成了從業人員接觸相關工作時難以得心應手。
　　　　
企業必須培養一批精通國際結算規則，精通各種結算方式，精通各種信用證，精通制單結匯的外貿業務員和單證操作人員，同時還應建立一套信用證、單據管理和流轉制度。