單證審核的基本要求及重點

單證審核的基本要求

及時性。 及時審核有關單據可以對一些單據上的差錯做到及時發現，及時更正，有效的避免因審核不及時造成的各項工作的被動。

全面性。 應當從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據的審核工作，一方面，我們應對照信用證和合同認真審核每一份單證，不放過任何一個不符點；另一方面，要善於處理所發現的問題，加強與各有關部門的聯繫和銜接，使發現的問題得到及時，妥善的處理。
按照“嚴格符合”的原則，做到“單單相符，單證相符”。

單單相符，單證相符是安全收匯的前提和基礎，所提交的單據中存在的任何不符哪怕是細小的差錯都會造成一些難以挽回的損失。

單證審核的基本方法概括起來有以下幾種：

縱向審核法 是指以信用證或合同（在非信用證付款條件下）為基礎對規定的各項單據進行一一審核，要求有關單據的內容嚴格符合信用證的規定，做到“單，證相符“

橫向審核法 在縱向審核的基礎上，以商業發票為中心審核其他規定的單據，使有關的內容相互一致，做到“單，單相符”。

上述審核一般由制單員或審單員進行，為第一道審核；為安全起見，應當對有關單據進行復審。


單證審核的重點

一、綜合審核的要點

檢查規定的單證是否齊全包括所需單證的份數；
檢查所提供的檔案名稱和類型是否符合要求；
有些單證是否按規定進行了認證；
單證之間的貨物描述，數量，金額，重量，體積，運輸標誌等是否一致；
單證出具或提交的日期是否符合要求。

二、分類審核的要點

1、匯票

匯票的付款人名稱、地址是否正確；
匯票上金額的大、小寫必須一致；
付款期限要符合信用證或合同（非信用證付款條件下）規定；
檢查匯票金額是否超出信用證金額，如有信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握；
出票人、受款人、付款人都必須符合信用證或合同（非信用證付款條件下）的規定；
幣制名稱應信用證和發票上的相一致。
出票條款是否正確如出票所根據的信用證或合同號碼是否正確。
是否按需要進行了背書。
匯票是否由出票人進行了簽字。
匯票份數是否正確如“只此一張”或“匯票一式二份有第一匯票和第二匯票”
　
2、商業發票

抬頭人必須符合信用證規定；
簽發人必須是受益人；
商品的描述必須完全符合信用證的要求；
商品的數量必須符合信用證的規定；
單價和價格條件必須符合信用證的規定；
提交的正副本份數必須符合信用證的要求；
信用證要求表明和證明的內容不得遺漏。
發票的金額不得超出信用證的金額，如數量、金額均有“大約”，可按10%的增減幅度掌握。
　
3、保險單據

保險單據必須由保險公司或其代理出具；
投保加成必須符合信用證的規定；
保險險別必須符合信用證的規定並且無遺漏；
保險單據的類型應與信用證的要求相一致，除非信用證另有規定，保險經紀人出具的暫保單銀行不予接受；
保險單據的正副本份數應齊全，如保險單據注明出具一式多份正本，除非信用證另有規定，所有正本都必須提交；
保險單據上的幣制應與信用證上的幣制相一致；
包裝件數、嘜頭等必須與發票和其他單據相一致；
運輸工具、起運地及目的地，都必須與信用證及其他單據相一致；
如轉運，保險期限必須包括全程運輸；
除非信用證另有規定，保險單的簽發日期不得遲於運輸單據的簽發日期；
除信用證另有規定，保險單據一般應作成可轉讓的形式，以受益人為投保人，由投保人背書。
　
4、運輸單據

運輸單據的類型須符合信用證的規定；
起運地、轉運地、目的地須符合信用證的規定；
裝運日期/出單日期須符合信用證的規定；
收貨人和被通知人須符合信用證的規定；
商品名稱可使用貨物的統稱。但不得與發票上貨物說明的寫法相抵觸；
運費預付或運費到付須正確表明；
正副本份數應符合信用證的要求；
運輸單據上不應有不良批註；
包裝件數須與其他單據相一致；
嘜頭須與其他單據相一致；
全套正本都須蓋妥承運人的印章及簽發日期章；
應加背書的運輸單據，須加背書。
　
5、其他單據如裝箱單、重量單、產地證書、商檢證書等，均須先與信用證的條款進行核對，再與其他有關單據核對，求得單、證一致，單、單一致。

6、常見差錯

匯票大、小寫金額打錯；
匯票的付款人名稱、地址打錯；
發票的抬頭人打錯；
有關單據如匯票/發票/保險單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規定；
發票上的貨物描述不符合信用證的規定；
多裝或短裝；
有關單據的類型不符合信用證要求；
單單之間商品名稱/數量/件數/嘜頭/毛淨重等不一致；
應提交的單據提交不全或份數不足；
未按信用證要求對有關單據如發票/產地證等進行認證；
漏簽字或蓋章；
匯票/運輸提單/保險單據上未按要求進行背書；
逾期裝運；
逾期交單。
有問題單據的具體處理

通過對有關單據的認真審核，對於有問題的單據可根據具體情況做如下處理：

對有問題的單據必須進行及時更正和修正。否則，將影響安全收匯。在規定的效期和交單期內，將有問題的單據全部改妥。

有些單據由於種種原因不能按期更改或無法修改，可以向銀行出具一份保函（通常稱為擔保書），保函中交單人要求銀行向開證行寄單並承諾如果買方不接受單據或不付款，銀行有權收回已償付給交單人的款項。對此銀行方面可能會接受。不過最好不要這樣做。因為出具保函後，收不到貨款的風險依然存在。同時要承擔由此產生的其他費用。交單人向銀行出具保函一般應事先與客戶聯繫並取得客人接受不符單據的確認檔。

請銀行向開證行拍發要求接受不符點並予付款的電傳（俗稱“打不符電”）。有關銀行在收到開證銀行的確認接受不符單據的電傳後再行寄送有關單據，收匯一般有保證，此種方式可以避免未經同意盲目寄單情況的發生。但要求開證行確認需要一定的時間同時要冒開證行不確認的風險並要承擔有關的電傳費用，改以托收方式。由於單據中存在不符點，原先信用證項下的銀行信用已經變為商業信用，如果客人信用較好且急需有關文件提取貨物，為減少一些中間環節可採用托收方式。

上述各項措施主要是從有效控制貨物所有權的前提下，以積極，穩妥的方式處理不符合有關規定的單據，避免貨款兩空情況的發生。因為只要掌握了代表物權的運輸單據，買方就不能提取貨物的.如果買方仍然需要這批貨物，那麼買方也會接受有不符點的單據的。 這裏必須切記的是，不符單據是有很大風險的，對不符單據的接受與否完全取決於買方。